Scheint klar: Ein Webinar ist eine Schulung im Internet. Nicht vor Ort, sondern im Büro oder Wohnzimmer. Klingt praktisch und ist es auch. Was unterscheidet jedoch ein Webinar von einem Webcast? Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein und für wen eignet sich ein Webinar überhaupt nicht? Grundlegendes über die Seminare des 21. Jahrhunderts.
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Webinar und seine Definition
Ein Webinar (synonym auch Web-Seminar, Online-Meeting oder Webkonferenz) ist eine onlinebasierte Veranstaltung, in welcher Seminarleiter interaktive Vorträge für ihre Zuschauer halten. Unternehmen bieten häufig kostenlose Inhalte an um Mitarbeiter zu schulen, Produkte zu präsentieren oder Kontakte zu potenziellen Kunden aufzubauen. Anders als bei herkömmlichen Seminaren bringen die Teilnehmer jedoch ihre eigenen Stühle mit: Das Seminar findet nämlich vor dem eigenen Rechner und damit häufig in den eigenen vier Wänden statt. So lassen sich für die Teilnehmer nicht nur Reisekosten, sondern auch Zeit und Kapazitäten sparen, die zentralen Hemmnisse für die Teilnahme an Weiterbildungen. Um möglichst vielen Menschen eine unkomplizierte Teilnahme an Online-Konferenzen zu ermöglichen, werden Webinare häufig mit spezieller Webkonferenz-Software durchgeführt. Die Anzahl der Teilnehmer variiert dabei in der Regel von einem Dutzend bis mehrere Hundert, je nach Format und Thema.
Webkonferenzen vorbereiten ist die halbe Miete
Bei einem gut organisierten Webinar ist die Durchführung der Veranstaltung nur die Spitze des Eisberges. Es bedarf einer detaillierten Vor- und Nachbereitung damit die Veranstaltung ein Erfolg wird.
Vor dem eigentlichen Webinar müssen die Anbieter die Schulung inhaltlich und organisatorisch Vorbereiten. Hierzu gehört unter anderem die Auswahl der Referenten, die Erstellung der Lehrmaterialien, Auswahl eines möglichen Moderators und der Aufbau von Interaktionsmöglichkeiten. Damit das Seminar am Tag der Veranstaltung nicht einen technischen Tod stirbt, zeichnen sich professionelle Anbieter auch durch das Abhalten von Generalproben aus.
Ohne Teilnehmer macht das ganze natürlich auch keinen Spaß: Daher müssen Webinaranbieter ihre Veranstaltung auch bewerben und Einladungen verschicken. Um kostenlose Online Schulungen zu finden, lohnt sich übrigens ein Blick auf Edudip.
Am Tag der Veranstaltung können sich Teilnehmer über die in der Einladung hinterlegten Links einwählen und werden von dem Administrator in den Seminarraum zugelassen. Häufig ermöglichen Anbieter auch die kurzfristige Einwahl von Teilnehmern, was aufgrund von möglichen Beschränkungen der Teilnehmerplätze nur die Notlösung bleiben sollte. Während das Seminar stattfindet, zeichnen sich professionelle Anbieter durch eine Regie im Hintergrund aus, welche bei Problemen eingreifen und das Seminar aufzeichnen kann.
Spot on: Das Webinar beginnt
Die Spannung steigt. Kameras und Mikrophone werden angeschaltet und es heißt: «Herzlich Willkommen zum heutigen Webinar». Der Moderator stellt nun die Referenten vor. Diese werden bei der überwiegenden Mehrzahl der Veranstaltungen nicht nur auditiv, sondern auch visuell dargestellt. Übrigens: Ein guter Moderator zeichnet sich nicht nur durch seine Moderationsfähigkeiten aus, sondern auch durch das Anspornen der Teilnehmer. Dabei profitieren Unternehmen häufig von erfahrenden Moderatoren, welche durch verschiedene Tricks und Kniffe die Teilnehmer motivieren und eine optimale Lernatmosphäre schaffen. Ein Beispiel: Häufig fordert der Moderator die Teilnehmer dazu auf Fragen im Chat zu beantworten. Nicht ohne Kalkül. Die Teilnehmer lernen so mit der Chatfunktion des Programmes umzugehen und starten motiviert in die Sitzung. Der Referent führt nun durch das Webinar, während der Moderator Nachfragen aus dem Chat sammelt und bei den Vortragenden nachharkt. Die Seminardauer beschränkt sich dabei in der Regel auf 30 bis 90 Minuten, was eine Überforderung der Teilnehmer verhindern soll.
Bei Web-Seminaren ist gute Nachbereitung die beste Vorbereitung
Wer kennt es nicht: Der Workflow wird durch spontane Kundenanfragen und Dringlichkeiten unterbrochen. Da Webinare in Unternehmen häufig keine A-Prioritäten eingeräumt werden, kann die Teilnahme schon mal spontan ins Wasser fallen. Damit Interessierte aber trotzdem von dem Lernmaterial profitieren können, werden Online-Konferenzen häufig aufgezeichnet und als on-demand Versionen zur Verfügung gestellt. Eine professionelle Regie korrigiert kleine Fehler und bearbeitet den Film entsprechend nach. Zum Abschluss werden die Teilnehmer zur Evaluation gebeten und zukünftige Events angekündigt. Am Ende des Projekts fließen die Erkenntnisse der Teilnehmerbefragung in die Vorbereitung des nächsten Webinars ein und ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung. Weiter Informationen zur Erstellung von Webinaren finden Sie in unserem Artikel: Webinarguide: Wie Sie ein professionelles Webinar erstellen.
Webcast oder Webinar? Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Ein Webcast ähnelt einer Radio- oder Fernsehsendung und kann vom Inhalt genauso flexibel gestaltet werden wie ein Webinar. Häufig handelt es sich um Experteninterviews, Diskussionsrunden oder sogar Messeauftritte, welche teilweise live produziert werden.
Auch wenn beide Formate für eine Durchführung im Internet produziert werden, gibt es doch zentrale Unterschiede. Die Produktion eines Webcast ist schon wegen zusätzlichem Equipment und Personalkosten teurer als die eines Webinars. Diese Kosten können durchaus legitim sein, wenn dadurch ein größeres Publikum angesprochen wird. Daher weisen Webcasts in der Regel mehr Zuschauer auf als Webinare. Ein größeres Publikum birgt jedoch auch Nachteile: Im Gegensatz zu Webinaren zeichnen sich Webcasts häufig durch geringere Interaktionsmöglichkeiten aus. Das lässt sich auch intuitiv nachvollziehen, da Chatanfragen in einem Webcast mit Tausenden von Zuschauern viel schwieriger zu moderieren sind, als bei weniger Teilnehmern einer Online-Konferenz. Webcasts bieten daher häufig eingeschränkte oder keine Partizipationsmöglichkeiten, es wird nur in eine Richtung gesendet.
Diskussionsrunde wird als Webcast übertragen
Chatten statt Handzeichen – Interaktionsmöglichkeiten bei Webinaren
Ein gutes Seminar lebt von der Beteiligung der Teilnehmer. Durch Fragen und Anmerkungen werden neue Aspekte beleuchtet, Fehler aufgedeckt und das Verständnis der Teilnehmer vertieft. Laut Forschern der Washington University, sind gerade „Warum“-Fragen nützlich um die Erinnerungsleistung zu verbessern und somit positiv zum Lernerfolg beizutragen. Webinare bieten diese Chance des Austausches. Teilnehmer können sich zum Beispiel durch das Chatfenster Gehör verschaffen. Die Vorteile zu klassischen Seminaren liegen auf der Hand: Auch introvertierte Teilnehmer trauen sich Fragen zu stellen, weil sie eben nicht vor einer Gruppe stehen, sondern mehr oder weniger anonym nachfragen können. Einige Webinare ermöglichen auch das stellen von verbalen Nachfragen durch VoIP- Technologien (Internettelefonie), was den Austausch noch natürlicher wirken lässt.
Im Vergleich zu analogen Seminaren haben auch die Referenten mehr Möglichkeiten zur Interaktion. Durch das Einbinden von Umfragen lassen sich demographische Daten, Jobpositionen und andere relevante Informationen abfragen. So macht es bei der inhaltlichen Schwerpunktsetzung einen deutlichen Unterschied, ob sich der Referent auf Teilnehmer aus dem Controlling oder Marketing einstellen muss.
Vorteile von Online-Konferenzen
Flexibilität
Das Format besticht vor allem mit Flexibilität. Da sich die Benutzeroberflächen der meisten Plattformanbieter individuell anpassen lassen, schafft die Integration von Schulungsmaterialien wie Präsentationen und Videos, dass Einfügen von Umfragen und die Gestaltung verschiedener Interaktionsmöglichkeiten einen ganzen Bausatz von Möglichkeiten.
Interaktionsmöglichkeiten
Wie bereits oben aufgeführt, bieten Webinare besondere Chancen zum Austausch zwischen Teilnehmern und Referenten, was einen positiven Einfluss auf den Lernerfolg haben kann. Auch introvertierte Teilnehmer trauen sich Fragen zu stellen.
Relativer Kostenvorteil
Da sich die Anzahl der Webinarteilnehmer auf einige hundert Personen hochskalieren lässt, bieten Webinare im Vergleich zu herkömmlichen Seminaren Kostenvorteile: Die Kosten pro Teilnehmer sinken bei gleichbleibenden Fixkosten. Offline Seminare beinhalten hingegeben sprungfixe Kosten, da ab einer bestimmten Teilnehmerzahl neue Räumlichkeiten und weitere Seminarleiter hinzugebucht werden müssen.
Zeitersparnis
Webinare sparen Anreisezeit, da Teilnehmer und Anbieter nicht physisch zum Seminar fahren müssen. Die zusätzliche Zeit kann in andere Aufgaben investiert, oder für die Vor- und Nachbereitung des Seminars verwendet werden.
Fazit – Wer sollte an Online-Konferenzen teilnehmen und wer nicht?
Webinare eignen sich hervorragend für Mitarbeiterschulungen, Produkteinführungen und individuelle Weiterbildung. Wer also Interesse an einem flexiblen und bequemen Lernumfeld hat, für den sind Webinare die richtige Wahl. Wer jedoch Inspiration statt direkte Lernerfahrung sucht und sich für Vorträge von Branchenexperten interessiert, sollte alternativ ein Webcast in Betracht ziehen.
Julian Staudt
Marketing Expert
PFG GmbH
Martin ist der Geschäftsführer der PFG GmbH. Darüber hinaus ist er Autor und Moderator für Business- und Technologie-Themen. Seine Passion sind Themen, die klare Botschaften für den nutzbringenden Einsatz von künstlicher Intelligenz, Robotik und Sensorik im täglichen, privaten und beruflichen Leben.